Checklist Tự Động Hóa

Checklist này là một lộ trình theo giai đoạn, đưa bạn từ con số 0 đến khoảng 95% giao tiếp với khách được tự động hóa. Mỗi giai đoạn nâng cao tỷ lệ tin nhắn mà AI có thể xử lý mà không cần đội ngũ của bạn, và mỗi mục đều liên kết đến một hướng dẫn chi tiết về cách thực hiện.

Hãy thực hiện các giai đoạn theo thứ tự — mỗi giai đoạn đều dựa trên giai đoạn trước. Bạn có thể đánh dấu các mục khi hoàn thành, và tiến trình của bạn được lưu trên thiết bị, để bạn có thể tiếp tục đúng chỗ đã dừng.

Cách sử dụng checklist này

Hãy đi qua các giai đoạn từ trên xuống dưới. Đừng bỏ qua — các giai đoạn sau giả định các giai đoạn trước đã hoàn thành (ví dụ, quy tắc theo căn hộ sẽ dễ viết hơn rất nhiều sau khi thông tin căn hộ của bạn đã đầy đủ).

Mỗi mục liên kết đến một hướng dẫn giải thích việc cần làm và lý do. Khi hoàn thành một mục, hãy đánh dấu nó. Bạn không cần phải làm hết mọi thứ trong một lần; checklist được thiết kế để hoàn thành qua vài buổi.

Giai đoạn 1 — Nền tảng

Mục tiêu: khoảng 70% câu hỏi thông thường được tự động trả lời. Giai đoạn này nhằm cung cấp cho AI nguyên liệu thô cần thiết để trả lời các câu hỏi hằng ngày của khách.

• Hoàn thành chi tiết Your Space trong căn hộ — loại hình nhà, sức chứa, tiện nghi và phần mô tả.
• Hoàn thành Arrival Guide — nội quy nhà, phương thức check-in, wifi, vị trí, chỉ đường và sổ tay hướng dẫn nhà.
• Bật Smart Reply để AI tự động trả lời tin nhắn đến của khách.
• Thêm các workspace rules đầu tiên bao phủ những chính sách phổ biến nhất của bạn.
• Cài đặt tone cho AI để mọi câu trả lời đều mang đúng phong cách thương hiệu của bạn.

Giai đoạn 2 — Tối ưu hóa

Mục tiêu: khoảng 85% được tự động trả lời. Giai đoạn này tinh chỉnh AI theo cách vận hành riêng của bạn.

• Thêm quy tắc theo căn hộ cho bất cứ điều gì chỉ riêng một căn hộ (hồ bơi dùng chung, chỗ đậu xe đặc biệt, lối vào bất thường).
• Xem lại behavior settings — độ trễ phản hồi, cách xử lý tiện nghi không xác định và cách xử lý check-in/check-out.
• Dạy AI những facts mới qua chat khi bạn nhận thấy những câu hỏi nó không trả lời được.
• Thiết lập room-ready notifications để AI có thể xác nhận căn hộ đã sẵn sàng trước khi khách đến.

Giai đoạn 3 — Tự động hóa hoàn toàn

Mục tiêu: khoảng 95% được tự động trả lời. Giai đoạn này nhằm giữ cho hệ thống sắc bén và đưa đội ngũ của bạn vào vòng phối hợp.

• Kết nối kênh quản lý và kênh nhân viên để các lần handoff đến đúng người ngay lập tức.
• Đào tạo đội ngũ của bạn về cách trả lời handoff — định dạng #id họ dùng để trả lời tickets.
• Theo dõi những tin nhắn AI vẫn còn hand off và thêm rules hoặc căn hộ facts để hấp thụ chúng.
• Thường xuyên xem lại và cắt bớt rules để AI không bao giờ làm việc dựa trên chính sách lỗi thời.